Tài liệu hoặc văn bản thông thường được viết tay, in trên giấyhoặc chụp ảnh. Việc lưu giữ sẽ chiếm nhiều thời gian, diện tích và phương pháp ghi nhớ quản lý. Mặc dù thế, mất mát do ngoại cảnh (thời tiết, mối mọt…) hay do nội cảnh (bị đánh cắp, bị vất bỏ nhầm…) có thể dẫn tới nguy cơ thất thoát tài liệu và nhiều rủi ro khác. Tính lưu động hoặc chia sẻ các tài liệu này bị hạn chế.
Dữ liệu kỹ thuật số là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ tài liệu hoặc văn bản dạng vật lý thành những dữ liệu thông tin dạng tín hiệu số được các thiết bị công nghệ (như máy tính, điện thoại…) đọc hiểu và lưu trữ. Các dữ liệu KTS dễ dàng thêm – sửa – xoá và có tính tái sử dụng cao; đồng thời có thể chia sẻ, truy xuất hoặc tìm kiếm thông tin trong thời gian ngắn và ít giới hạn về không gian địa lý. Khối lượng thông tin trong dữ liệu KTS không tỉ lệ thuận với diện tích không gian lưu trữ.